De nos jours, les photographes doivent porter de nombreux chapeaux. Non seulement vous devez prendre et éditer vos images, mais vous devez également passer du temps sur les médias sociaux, faire du marketing auprès des clients et suivre toutes les tâches administratives quotidiennes de la gestion d'une entreprise. C’est suffisant pour donner mal à la tête même la personne la plus organisée. Pour couronner le tout, la gestion du temps peut être quelque chose avec lequel les créatifs ont souvent du mal.
En tant que personne créative, qui était fière de ma productivité jusqu'à ce que je lance ma propre entreprise, il m'a fallu beaucoup d'essais et d'erreurs pour comprendre comment tirer le meilleur parti de ma journée sans une tonne de stress et de débordement.
Si vous êtes fatigué de vous sentir occupé mais pas productif, voici quelques conseils utiles.
Choisissez trois priorités pour votre journée
La plupart des gens n’ont pas une idée précise de la durée d’une tâche donnée. Ils surchargent leur calendrier de tâches à faire et se sentent alors inadéquats ou frustrés de ne pas tous les cocher à la fin de la journée.
Bien sûr, cette astuce dépendra de ce que vous devez faire. Il se peut que vous ayez une journée de tournage ou que vous ayez besoin de passer toute la journée à éditer, et vous serez donc concentré sur une tâche. Cependant, vous aurez probablement également quelques petites choses à effectuer en une journée, comme envoyer une facture et renvoyer quelques e-mails ou appels téléphoniques.
Le fait est que vous devez vous concentrer sur trois priorités par jour et les aborder par ordre d'importance.
Cette astuce est également connue sous le nom de La règle de trois du livre Getting Results the Agile Way, et il est destiné à vous empêcher de passer d'une tâche à l'autre sans un résultat clairement défini.
Dans la règle de trois, vous définissez trois tâches à effectuer en une journée, trois tâches pour votre semaine, ainsi que trois tâches pour votre mois et votre année.
Commencez chaque journée en définissant les trois choses sur lesquelles vous allez vous concentrer et assurez-vous de vous renseigner sur la façon de rester sur la bonne voie. Faites attention au temps que cela vous prend et remarquez tous les modèles qui émergent lorsque vous travaillez sur certaines tâches. Cela vous donnera plus d'informations pour affiner vos stratégies de gestion du temps.
Suivez votre temps
Lorsque vous commencez à essayer différentes techniques de gestion du temps, assurez-vous de suivre votre temps.
Pendant la première année et demie de gestion de mon entreprise de photographie, j'ai noté tout ce que j'ai fait en une journée dans un petit cahier, ainsi que le temps que cela m'a pris.
Si cela semble être une chose anale et chronophage à faire, ce n’est en fait pas le cas. Il faut vraiment une seconde pour vérifier votre montre et rédiger une note composée de deux ou trois mots décrivant votre tâche.
Mieux encore, vous pouvez utiliser une application de suivi du temps telle que Hours Tracker.
Les informations que vous obtenez en suivant votre temps sont de l'or.
Si vous constatez que vous passez beaucoup de temps sur certaines tâches qui ne sont pas tout à fait nécessaires, vous pouvez prendre des mesures pour réduire le temps que vous y consacrez ou les supprimer complètement.
Par exemple, si vous pensez que vous ne passez qu'une demi-heure par jour à surfer sur le Web, vous constaterez peut-être que vous descendez constamment dans le terrier du lapin et que c'est plus près de deux heures.
Utilisez un calendrier en ligne pour planifier des plages horaires
L'un des moyens les plus efficaces d'augmenter votre productivité consiste à travailler par tranches de temps et à les programmer dans un calendrier en ligne comme Google.
Organiser votre emploi du temps au lieu de travailler sur une liste de tâches permet d'appliquer la discipline et l'ordre à vos tâches.
Vous consacrez des fenêtres de temps spécifiques à vos tâches, ce qui en fait une priorité et le seul objectif pendant cette période. Cela aide à minimiser les distractions et le fardeau mental lié au changement de tâche.
Utilisez un calendrier en ligne pour planifier vos tâches en tant qu'événements non négociables. Si vous avez fait les choses de manière analogique - rédiger des listes de tâches ou tenir un journal papier - vous trouverez peut-être beaucoup plus efficace d’utiliser un calendrier en ligne.
Un calendrier en ligne peut vous aider à planifier des réunions et à envoyer des notifications aux invités. Vous pouvez créer des événements récurrents dans votre calendrier en ligne, configurer des rappels et accéder au calendrier à partir de plusieurs appareils.
Assurez-vous de programmer des pauses dans votre calendrier. C'est une très mauvaise idée de s'asseoir devant votre écran d'ordinateur toute la journée sans se lever régulièrement pour s'étirer, manger un bon repas ou simplement prendre quelques minutes pour un peu de repos.
Utiliser un système CRM
Il existe tellement d'applications et d'outils de productivité pour aider les gens à mieux gérer leur temps, leurs projets et leur vie. Vous en utilisez peut-être déjà certains.
Cependant, si vous n'utilisez pas déjà un système CRM (gestion de la relation client), vous pouvez passer à côté d'un outil extrêmement utile qui peut vous éviter d'avoir plusieurs applications pour plusieurs utilisations différentes.
Un système CRM est un outil de gestion des clients et de création de relations qui vous aidera à garder une trace de vos clients et projets. Vous pouvez faire des choses comme enregistrer les dates de votre dernière communication avec un client et définir un rappel pour le suivi.
Cependant, la plupart des CRM offrent bien plus, y compris des outils de comptabilité et des capacités de rédaction de contrats.
J'utilise et je recommande Dubsado, qui est un système CRM pour les créatifs. Vous pouvez créer des contrats de marque que vous pouvez envoyer pour signature électronique, envoyer un e-mail directement à partir de l'interface utilisateur et suivre tous vos prospects et clients dans un système visuellement agréable et facile à naviguer. Il s'intègre même à votre calendrier Google.
Si vous utilisez un logiciel de signature de contrat comme Hello Sign ou Adobe, vous pouvez obtenir la même fonction dans Dubsado avec tous les autres avantages pour un prix similaire.
D'autres options sont Nutshell et Insightly.
Nix multi-tâches
La recherche est en cours: le multitâche est largement surfait.
Le multitâche a tendance à être perçu positivement, mais les dernières recherches montrent qu'il nuit à votre productivité et à la qualité de votre travail.
Un travail de haute qualité dépend du temps que vous passez sur une tâche et de l'intensité de votre concentration. Si vous pouvez augmenter votre concentration, vous pouvez en faire plus en moins de temps.
Travailler sur plusieurs tâches à la fois surcharge le cerveau. Lorsque vous travaillez sur plusieurs choses à la fois, vous changez de fonction mentale, ce qui finit par être contre-productif.
Selon Gloria Mark, chercheuse et auteur de Multi-tâches à l'ère numérique, le travailleur du savoir moyen change de tâche toutes les trois minutes. Une fois distrait, cela peut prendre près d'une demi-heure pour reprendre la tâche initiale. Cela représente 30 minutes perdues parce que vous avez vérifié votre courrier électronique et répondu à un message.
Pas étonnant qu'un travailleur moyen travaille trois heures sur une journée de travail typique de huit heures, même s'il ne regarde pas constamment Instagram ou Facebook.
Rangez vos appareils
Donc, comme vous pouvez le voir, l'un des plus grands moyens de ruiner votre productivité est de vérifier constamment vos e-mails et vos réseaux sociaux tout au long de la journée. Ces secondes ou ces minutes peuvent s'additionner à d'énormes pertes de temps et ruiner votre concentration sur les tâches à accomplir.
Rangez votre téléphone, fermez la fenêtre du navigateur avec votre boîte de réception ouverte et concentrez-vous sur la tâche qui vous attend.
Décidez quelques fois par jour du moment où vous vérifierez et répondrez aux e-mails et aux publications Instagram et tenez-vous-y.
Quand j'ai combiné cela avec le blocage de mon temps, j'ai été étonné par le résultat. J'ai littéralement accompli trois fois plus par jour que lorsque je flottais simplement d'une tâche à l'autre, répondant à chaque texte et e-mail au fur et à mesure que je les recevais.
Essayez la méthode Pomodoro
La technique Pomodoro est un outil de gestion du temps extrêmement populaire conçu pour vous garder aussi productif que possible.
Dans cette méthode de gestion du temps, vous choisissez une tâche que vous souhaitez accomplir et réglez une minuterie de 25 minutes pour travailler de manière ciblée et sans interruption.
Vous pouvez faire cela pendant 25 minutes, non?
Lorsque la minuterie sonne, faites une courte pause qui n'est pas liée au travail, comme des étirements ou une collation.
Une fois que vous avez fait quatre «pomodoros», vous pouvez faire une pause plus longue, comme 20 ou 30 minutes. Votre cerveau prendra ce temps pour assimiler de nouvelles informations.
Réservez une journée pour les courses et l'administration
Ceci est un autre hack de productivité qui fonctionne à merveille pour certaines personnes. Prévoyez une journée dans la semaine où vous vous occuperez de toutes vos courses personnelles ou de votre administrateur d'entreprise ou d'une combinaison des deux.
Certaines activités hebdomadaires, comme la préparation des repas ou la lessive, peuvent être reléguées à une seule journée, ce qui vous permet de vous concentrer sur les tâches professionnelles le reste de la semaine.
Vous voudrez peut-être réserver un jour de la semaine lorsque vous planifiez toutes vos réunions ou rendez-vous médicaux. Alternativement, vous pouvez faire tout votre administration comme la facturation, la comptabilité ou même la planification de vos médias sociaux.
Pour résumer
Il existe de nombreuses techniques et outils de gestion du temps qui peuvent vous aider à augmenter votre productivité et à réduire le stress et l'épuisement professionnel.
Tous ne fonctionneront pas pour vous, mais ce sont quelques-uns des plus populaires que vous voudrez peut-être essayer.
Que vous soyez photographe amateur ou professionnel, il y a de fortes chances que vous en ayez une tonne tous les jours.
Trouver des moyens d'être plus efficace peut finir par ajouter des heures à votre journée et même vous aider à mieux dormir.