Si vous êtes un photographe de tout niveau travaillant avec des clients, vous devez avoir un contrat.
Lorsque les travaux photo tournent mal, cela est souvent dû à un manque de communication.
Un contrat protège non seulement vous mais également votre client en cas d'attentes non satisfaites.
Voici quelques inclusions que vous voudrez peut-être envisager.
Qui est l'accord entre?
Tout d'abord, vous devez indiquer clairement qui est le contrat entre et identifier chaque partie. Vous pouvez vous identifier comme "l'entreprise", et votre client comme "le client." La séance photo elle-même peut être appelée "l'événement."
Notez que l'accord remplace tout accord antérieur entre les parties, et que la seule façon d'ajouter à l'accord est de le faire par écrit, et que cet avenant doit être signé par les deux parties.
En bref, si quelque chose change entre la signature de l'accord et le jour du tournage, vous aurez besoin d'un autre contrat.
Quelles sont les réservations?
Vous devriez avoir une section sur votre contrat concernant les réservations.
Cela signifie que vous notez la date à laquelle le tournage est prévu et vos politiques en matière de reprogrammation, de report et d'annulation.
Assurez-vous que le client est très clair sur les conséquences de l'un de ces changements.
Par exemple, de nombreux photographes exigent un acompte non remboursable de 50% en cas d'annulation, afin de ne pas manquer des travaux potentiels qui auraient pu être réservés ce jour-là.
Sécurité
Je recommande d'avoir une section qui note que vous, en tant que photographe / entreprise, avez le droit de mettre fin à la couverture et de quitter les lieux si vous rencontrez un comportement inapproprié, menaçant, hostile ou offensant d'une personne lors de l'événement qui remet en question votre sécurité. Cela peut être un événement rare, mais cela vaut la peine de conclure votre contrat afin que vous puissiez faire valoir vos droits au cas où vous seriez une victime dans une situation dangereuse.
Cela pourrait être pertinent pour une photographe de mariage harcelée par des invités ivres, par exemple.
Temps de prise de vue et ajouts
Notez que l'heure de prise de vue commence à l'heure de début programmée et se termine à l'heure programmée, quel que soit le moment où le client se présente. Si un client est très en retard, le tournage se déroule à l'heure convenue et pas plus tard.
Je recommande également fortement que si vous êtes un photographe commercial, vous indiquer clairement que le client ou un représentant de son entreprise doit assister au tournage pour fournir une direction créative et approuver les images finales.
Vous n'êtes pas responsable de l'esthétique finale s'ils ne sont pas là pour fournir des commentaires et une approbation.
De plus, se réserve le droit d'annuler le tournage et de conserver l'acompte si le client ou son représentant ne se présente pas.
Sérieusement. Ça arrive.
Les dépenses engagées
C'est là que vous remarquerez peut-être que des dépenses supplémentaires pourraient ne pas faire partie du devis initial, telles que le stationnement, les accessoires sur une photo de mode ou de produit, ou des produits d'épicerie sur une séance de nourriture.
Ces types de dépenses sont généralement à déterminer (à déterminer) et ne font pas partie de l'estimation initiale. Cela doit être clairement précisé dès le départ afin que vous ne finissiez pas par prendre une réduction de vos revenus pour couvrir ces choses.
Responsabilités
Vous êtes responsable de beaucoup de choses sur un tournage, mais certaines choses sont imprévues et hors de votre contrôle. Des choses telles que le personnel envahissant, le retard du client et du personnel, la météo, les complications du calendrier, les adresses incorrectes fournies par le client ou les restrictions de l'emplacement choisi.
Limites du lieu et de l'emplacement
Sauf si vous photographiez dans votre studio ou dans une location, le client est généralement responsable de fournir un endroit approprié pour que le travail photographique ait lieu.
Si le lieu se révèle limité dans l'espace ou vous empêche d'effectuer votre travail de manière sûre (ou qui ne vous permet pas de produire le résultat souhaité), réservez le droit de demander le déménagement vers un autre endroit ou d'annuler le tournage sans pénalité.
Permis
Qui est responsable de l'obtention des permis?
À la seconde où vous posez un trépied dans un lieu public, un policier ou un autre type de fonctionnaire de la ville vous demandera très probablement de vous déplacer. Cela peut être désastreux sur un tournage commercial où le lieu a été repéré et est essentiel au storyboard ou au récit des images finales.
Les permis peuvent prendre un certain temps à obtenir, alors gardez cela à l'esprit si ce travail vous incombe.
Film et droit d'auteur
La photographie que vous produisez pour un client vous appartient toujours, en tant que créateur de ces images. De nombreux clients pensent que les images appartiennent eux parce qu'ils vous paient de l'argent pour les produire. Ils doivent être éduqués sur le droit d'auteur.
Dans le monde commercial, les clients vous chargent de produire des photos qui correspondent à leur marque. Ils vous paient ensuite une redevance distincte pour obtenir la licence de ces images pour une utilisation et une durée spécifiques.
Vous devriez avoir un Accord d'utilisation en plus de votre contrat qui décrit les paramètres d'utilisation.
Limite de responsabilité
Dans le cas peu probable où vous ne seriez pas en mesure de respecter les directives énoncées dans le contrat en raison d'une blessure, d'une maladie, d'un «cas de force majeure» ou d'un autre événement hors de votre contrôle, vous ne devriez pas être tenu responsable.
Vous devez cependant tout mettre en œuvre pour reprogrammer le tournage. Si cela n’est pas possible, tous les paiements reçus pour l’événement doivent normalement être retournés.
Si des fichiers numériques sont perdus, volés ou détruits hors de votre contrôle, y compris, mais sans s'y limiter, un dysfonctionnement du disque dur ou de l'équipement, votre responsabilité est de retourner tous les paiements.
La responsabilité limite pour une perte partielle d'originaux devrait être un montant au prorata des expositions perdues sur la base des pourcentages du nombre total d'originaux.
Capture et livraison
Vous n'êtes pas tenu de fournir toutes les images prises lors d'un événement ou d'un tournage.
Le nombre de fichiers définitifs à livrer est à la discrétion des photographes ou est basé sur un accord conclu entre le photographe et le client avant la signature du contrat.
Dans cette section, vous pouvez noter quand vous allez livrer les fichiers et comment ils seront livrés, comme les fichiers JPG.webp ou TIFF.
Post-production et montage
Les styles de post-production et d'édition finaux, les effets et l'esthétique générale de l'image sont à votre discrétion, sauf si vous travaillez sur un type de travail spécifique où l'édition sera effectuée en interne, par exemple par un magazine ou une agence de publicité.
Rien n'est pire que de travailler dur sur l'édition et de demander aux clients de mettre des filtres Instagram fous sur vos images. Interdisez toute modification de vos photographies à moins qu'il n'y ait un accord avec le client sur ce que seront ces modifications, comme mettre du texte sur une photo.
Calendrier de paiement
Si vous demandez un acompte (et j'espère que vous l'êtes), assurez-vous de l'indiquer dans votre contrat.
La façon dont vous gérez le paiement du reste dépend de vous. De nombreux photographes accordent trente jours pour la réception, cependant, tout retard de paiement par la suite est soumis à des intérêts - généralement 15 à 18%.
Notez également une politique concernant les frais NSF et s'il y a des conséquences dont le client doit être conscient en termes de non-paiement à temps.
Par exemple, vous pouvez indiquer dans votre contrat que le non-paiement après trois mois est passible de poursuites judiciaires.
Tarification
À la fin de l'accord, je suggère que vous exposiez les prix convenus.
Si vous ne disposez pas d'un contrat d'utilisation distinct, vous pouvez inclure les conditions d'utilisation ici.
Pour mon travail commercial, je ne donne généralement pas d'accord d'utilisation à mes clients tant que les images n'ont pas été entièrement payées et j'interdis l'utilisation de mes images jusque-là.
Je trouve que cela fonctionne bien pour moi. Les clients ne doivent pas utiliser vos images publiquement à moins qu'ils ne les aient payées ou qu'il s'agisse d'une violation de vos droits d'auteur.
J'indique même ce terme sur mes factures et j'attire leur attention sur cela dans ma communication par e-mail lors de l'envoi.
Certains clients peuvent mettre beaucoup de temps à vous payer, sauf si vous définissez des limites spécifiques autour du paiement et de l'utilisation de vos images.
Champ de signature
Il devrait y avoir une zone où vous et le client pouvez signer et dater le contrat.
Il est préférable d'utiliser un logiciel de signature électronique tel que Hello Sign afin que les clients n'aient pas à passer leur temps à télécharger et à numériser physiquement un contrat signé. Tout le monde est occupé, non?
Si vous utilisez un logiciel CRM, il se peut qu'il offre déjà une telle fonctionnalité. Par exemple, j'utilise Dubsado, qui est un système CRM pour les créatifs. Je peux envoyer des e-mails et des contrats aux clients directement depuis l'interface utilisateur.
J'ai toutes les autres fonctionnalités d'un système de gestion client pour environ le même prix que je devrais payer pour un logiciel de signature seul.
En conclusion
J'espère que cela vous a donné une idée de ce que vous pouvez mettre dans votre contrat.
Assurez-vous que vos contrats sont datés et signés avant d'envisager un emploi réservé.
Passez-les en revue avec le client et assurez-vous que les termes et conditions sont bien compris. Beaucoup de gens ne prennent pas la peine de lire des choses avant de les signer et vous ne voulez pas avoir de surprises.
Veuillez noter que ce message est uniquement à des fins éducatives et ne constitue pas un avis juridique, car je ne suis pas avocat et ne peux pas conseiller à ce titre.
Pour vous assurer que l'un de vos contrats ou accords écrits est juridiquement contraignant et vous couvrira en cas de divergence, veuillez contacter un avocat.